La patience serait-elle une vertu généalogique ? C’est bien ce que semble prouver la question récurrente de la consultation des registres d’état civil récents – une difficulté à laquelle se sont heurtés de nombreux chercheurs au cours de ces dernières années. Lors de notre assemblée générale du 24 novembre 2001 à Moudon, les membres présents avaient adopté une résolution soumise par les regrettés Roger Charles Logoz et Raymond Louis Cavin, qui demandait au comité du Cercle d’intervenir pour que la réserve de confidentialité de l’état civil soit reportée de 1875 à 1900, afin d’autoriser sa libre consultation pour cette période (Nouvelles du Cercle N° 45, décembre 2001, p. 3). Les premiers résultats obtenus avaient été présentés dans les Nouvelles de janvier 2003, N° 48, pp. 10-14, soit la possibilité d’une autorisation sur mandat, assimilable à un professionnel, accordée à 5 membres pour chacune des associations généalogiques romandes – ce qui fut très peu utilisé. Il faut toutefois relever que cette autorisation reposait sur les articles 29a, 2e alinéa, et 30a de l’ordonnance fédérale sur l’état civil, le premier relatif aux recherches généalogiques à titre privé et le second sur mandat, qui ne figurent plus dans la nouvelle ordonnance de 2004…

Après cette petite avancée, la situation s’est figée. Mais le temps passait, et avec lui une tendance à l’ouverture se fit peu à peu jour. Qu’en est-il sur le plan légal ? L’état civil est régi par l’ordonnance fédérale du 28 avril 2004, avec des mises à jour régulières. Aujourd’hui, la teneur de son article 92a (introduit par le chapitre 1 de l’ordonnance du 4 juin 2010, en vigueur depuis le 1er janvier 2011) spécifie à l’alinéa 1 que « l’office de l’état civil compétent selon la législation cantonale a accès aux originaux des registres de l’état civil tenus sur papier dans son arrondissement pour les périodes suivantes:

• registre des naissances depuis le 1er janvier 1900;
• registre des mariages depuis le 1er janvier 1930;
• registre des décès depuis le 1er janvier 1960;
• registre des familles et registre des reconnaissances depuis leur introduction. »

L’alinéa 2 ajoute que « les originaux peuvent être remplacés par des supports de données électroniques ou des copies lisibles sur microfilm. »

L’accès aux données de l’état civil est réglé par le chapitre 6: divulgation des données, soit les articles 59 (à des particuliers) et 60 (à des chercheurs), qui intéressent tous les généalogistes.

Art. 59:
« La divulgation des données personnelles à des particuliers s’effectue lorsqu’un intérêt direct et digne de protection est établi et que l’obtention des données auprès des personnes concernées est impossible ou ne peut manifestement pas être exigée. »

Art. 60 (nouvelle teneur selon le ch. 1 de l’O. du 4 juin 2010, en vigueur depuis le 1er janvier 2011):
« 1 Des données personnelles sont divulguées à des chercheurs lorsque leur obtention auprès des personnes concernées est impossible ou ne peut manifestement pas être exigée. Leur divulgation requiert l’autorisation de l’autorité de surveillance. »

« 2 La divulgation est assortie des charges prévues par le droit de la protection des données, qui obligent notamment les chercheurs:
a. à rendre les données anonymes dès que le but du traitement le permet.
b. à ne communiquer les données à des tiers qu’avec le consentement de l’officier de l’état civil.
c. à garantir l’impossibilité d’identifier les personnes concernées en cas de publication des résultats. »

« 3 Si les données sont divulguées à des fins de recherches se rapportant à des personnes, les résultats ne peuvent être publiés qu’avec le consentement écrit des personnes concernées. Il incombe au chercheur de le recueillir. »

Bien que cette ordonnance n’apporte aucune indication quant à la libre consultation de ces registres avant les dates indiquées dans l’article 92a (ni même s’ils doivent être conservés...), il semble que l’on puisse en induire qu’ils tombent dans le domaine public, la réserve de consultation étant levée (voir ci-dessous le tableau établi par la Société neuchâteloise de généalogie) – la logique voulant que les documents « administrativement morts » soient archivés. Toutefois, pour valider cette interprétation sur le plan vaudois, il convient de voir quelle sera la réaction du Service de la population dont dépend l’état civil cantonal et qui ne s’est pas encore prononcé à notre connaissance. Il n’est peut-être pas inutile de rappeler que les registres de l’état civil vaudois de 1876 à 2007 sont actuellement conservés au Centre administratif de l’état civil à Moudon. Le point encourageant est qu’une ouverture s’est enfin produite et qu’une solution satisfaisante pour tout le monde puisse se faire jour.

Le texte complet de l’ordonnance fédérale sur l’état civil du 28 avril 2004 (état au 1er janvier 2011) peut être consulté en ligne à l’adresse:
• www.admin.ch/ch/f/rs/211_112_2/index.html

Pierre-Yves Favez